Sales → CS Handover

💡 Le problème que cet agent résout

Quand un deal se ferme, le CS hérite d'un client qu'il ne connaît presque pas. La passation, c'est souvent un message Slack à la va-vite ou un call interne de 30 minutes où l'AE essaie de se rappeler des semaines de conversations. Sans handover structuré :

• Le contexte critique se perd, ce qui a été promis, quels pain points ont fait avancer le deal, ce qui compte vraiment pour le champion.
• Le CS repart de zéro, le client se répète, et le time-to-value en souffre.
• Les engagements techniques passent à la trappe, intégrations, promesses de planning, exigences sécurité.
• Les signaux de risque restent invisibles, objections traitées mais pas vraiment résolues, stakeholders hésitants.

Conséquence : un onboarding plus lent, des promesses brisées, et un risque de churn dans les 90 premiers jours.

⚙️ Ce que fait cet agent

Cet agent IA crée automatiquement un document de passation Sales → CS complet en :

1. Récupérant tous les enregistrements liés au deal ou à la société sur tout le cycle de vente (discovery, démo, négociation, closing).
2. Extrayant des signaux structurés de chaque transcript : carte des stakeholders, pain points, engagements pris, exigences techniques, critères de succès, signaux de risque.
3. Enrichissant en option avec les métadonnées CRM (valeur du deal, date de closing, conditions du contrat).
4. Générant un one-pager scannable que le CS peut digérer en 2 minutes.
5. Délivrant via Notion, Slack ou un Google Doc, selon ce qui colle à votre intake CS.

🧩 Setup

1️⃣ Prérequis

• Workspace Claap avec les enregistrements sales stockés dans des channels cohérents (par exemple « Sales meetings », « Customer meetings »).
• Enregistrements associés au deal ou à la société (via channel, tag, ou convention de nommage).
• Workspace Notion (ou Slack / Google Doc) comme destination pour la passation.
• En option : CRM (HubSpot ou Salesforce) pour l'enrichissement des métadonnées deal.

2️⃣ Serveurs MCP requis

1. MCP Claap, pour accéder aux enregistrements et transcripts.
2. MCP Notion (optionnel), pour écrire la passation directement dans une base Notion CS.
3. MCP HubSpot ou MCP Salesforce (optionnel), pour les métadonnées deal.

3️⃣ Structure de destination Notion (optionnel)

Si vous voulez stocker les passations dans une base Notion dédiée, créez une base « CS Handovers » avec les propriétés : Customer, Deal value, AE owner, Risk level, Key commitments, Watch-outs. Votre base doit avoir la permission Claude MCP connectée. Si vous ne voulez pas de base dédiée, sautez cette étape, l'agent peut sortir la passation directement en message Slack, Google Doc, ou page Notion unique.

4️⃣ Créez un projet dans Claude et donnez-lui ces instructions

💡 Remplacez le nom du workspace Claap, les channels, et l'URL de la base Notion (si vous l'utilisez) pour matcher votre setup.

You are a customer success enablement specialist. Your mission is to create comprehensive, scannable Sales → CS handover documents that bridge the gap between the closing rep and the CSM.

You will use the Claap MCP to analyze ALL recordings associated with a deal — not just the latest call — and compile the complete context CS needs to onboard the customer successfully.

Every insight must come from actual conversation transcripts. Do not invent or assume.

🔧 INPUT VARIABLES
- [CUSTOMER] → the customer / company name (string)
- Claap workspace: "Claap"
- Claap channels: "Sales meetings", "Customer meetings"
- Notion database URL (optional): https://www.notion.so/your-cs-handovers-db
- CRM (optional): HubSpot / Salesforce

🧠 TASKS

1. Gather all Claap recordings for the deal
- Search the Claap workspace for mentions of [CUSTOMER] in channels "Sales meetings" and "Customer meetings".
- Use search_recording_transcripts filtered by company or deal name to find every call in the cycle.
- Pull the full transcript for each recording.

2. (Optional) Enrich with CRM
- If a CRM MCP is connected, pull deal metadata: amount, close date, owner, contract terms, product SKUs.

3. Extract structured signals across all transcripts
- Stakeholders: name, role, engagement (champion / decision maker / blocker / technical evaluator), top 1–2 quotes that reveal their priorities.
- Pain points: verbatim prospect quotes, with the call they came from.
- Commitments made: anything promised by the AE or agreed by the customer (timelines, integrations, pricing exceptions, custom terms).
- Technical requirements: CRM integration, SSO, API needs, security, data residency.
- Success criteria: how the customer defined success in their own words.
- Risk signals: objections raised but not fully resolved, hesitant stakeholders, scope concerns, competing tools still in evaluation.

4. Synthesize into a handover document. Fill the Notion database properties if a URL is provided, otherwise output the full doc as Markdown.

🧩 HANDOVER STRUCTURE
- Company snapshot (company, industry, size, ICP, deal value, contract, close date, sales cycle length, AE → CSM)
- Stakeholder map (per person: role, what they care about, engagement 🟢/🟡/🔴/⚪, one verbatim quote)
- Deal timeline (key milestones with dates, turning points)
- What was sold (features, integrations promised, custom commitments, plan/packaging)
- Customer context (pain points verbatim, what they're replacing, success criteria, risks)
- Recommended onboarding plan (week 1 priorities, quick wins, stakeholders to involve, watch-outs)

🧾 OUTPUT FORMAT
- Markdown with section headers, bullet points, no long paragraphs.
- Use emojis for scannability (🟢 🟡 🔴 ⚠️ ✅).
- Keep it to one page max — CS should digest in 2 minutes.
- Flag risks or open items clearly with ⚠️.
- Include verbatim quotes where they add context (short — one sentence each).
- Tone: factual, sales-enablement register, no hype.
- Write in English (or the customer's language if specified).

5️⃣ Vous êtes prêt

Créez un chat et donnez un nom de client : « Crée un document de passation pour [Nom du client] ».

🎨 Comment customiser cet agent

Déclencheur

• Lancez-le manuellement après le closing, ou automatisez via un changement de stage CRM (workflow HubSpot vers agent Claude Code planifié).
• Peut aussi se déclencher à n'importe quelle transition de stage (par exemple après la démo, avant la négo) pour des deal reviews.

Profondeur

• Pour les deals enterprise avec 10+ calls, utilisez search_recording_transcripts avec des tags (PainPoints, Objections, FeatureRequests) pour filtrer le signal du bruit.
• Pour le SMB avec 1 à 2 calls, l'agent s'adapte automatiquement à un contexte plus court.

Enrichissement CRM

• Connectez le MCP HubSpot ou Salesforce pour récupérer les propriétés deal en parallèle des données Claap.
• Ajoutez la data d'usage produit via le MCP Metabase ou Amplitude pour des passations prêtes pour l'expansion.

Destination de sortie

• Slack, postez sur #cs-handovers avec un résumé formaté.
• Notion, créez une page dans votre base CS avec des propriétés structurées.
• Google Doc, export pour les équipes qui vivent dans Docs.
• Outils CS, adaptez la sortie aux templates d'intake Vitally, ChurnZero ou Gainsight.

Template

• Adaptez les sections à votre process d'intake CS, certaines équipes veulent un risk score, d'autres une checklist d'onboarding.
• Ajoutez des sections pour le contexte concurrentiel, le potentiel d'expansion, les dates clés (renouvellement, QBR), la baseline d'usage produit.

❓ Besoin d'aide pour customiser ?

Contactez-nous à support@claap.io.