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En tant qu'entreprise qui construit une solution de collaboration asynchrone, on pourrait croire qu'on déteste les réunions. C'est tout l'inverse. Les réunions restent l'un des outils les plus puissants au travail pour créer des relations et explorer des solutions à des problèmes complexes. Mais la saturation de réunions nous le fait oublier. Surtout quand on se retrouve coincé dans une longue réunion fastidieuse, alors que seules cinq minutes nous concernaient vraiment. Une étude récente de Microsoft montre à quel point on s'inflige du stress quand on enchaîne les réunions sans pauses.
Alors comment créer une meilleure culture de réunions et réduire les réunions inutiles ? Voici notre framework en 3 étapes.
Décidez ce qui mérite d'être une réunion
La première étape, c'est de créer des règles de communication internes. C'est clé quand on construit une organisation async-first. Créez une matrice qui croise canaux de communication et objectifs de communication. Rien que cela réduira le nombre de réunions et vous permettra de vous concentrer sur celles que vous aimez vraiment. Nous recommandons de commencer par définir une hiérarchie claire des canaux. Voici la nôtre :
Niveau 1 : communication écrite
Nous hébergeons les discussions dans Notion ou dans les outils d'équipe (Linear, Figma, GitHub...) plutôt que Slack pour les communications non immédiates, pour (i) éviter d'interrompre le travail des Claapers si ce n'est pas nécessaire et (ii) apporter plus de contexte.
Niveau 2 : collaboration vidéo async
Un moyen rapide de savoir si enregistrer un claap vaut mieux qu'un message écrit :
- Si le contexte est difficile à saisir autrement (signe : vous commencez à écrire un très long message).
- Si le feedback est difficile à obtenir (signe : vous vous retrouvez coincé dans des threads de messages interminables).
Niveau 3 : réunions live
Dans certaines situations, la réunion reste l'outil le plus puissant. Quelques exemples : un discovery call avec un client ou un prospect, une session de user research, ou un all-hands. Mais n'oubliez pas : un grand pouvoir implique de grandes responsabilités 🕸️. Avant de programmer la prochaine, demandez-vous si la réunion est vraiment la meilleure option.
On y a consacré un article entier →
Enregistrez les réunions importantes
Un des principaux problèmes des réunions, c'est de les considérer comme le canal par défaut pour partager l'information. Quand c'est le cas, on veut être dans un maximum de réunions, par peur de manquer quelque chose d'important. Même si cela veut dire passer 45 minutes pour réaliser à la fin qu'on aurait dû passer son tour.
La solution ? Une fois les réunions inutiles remplacées par des outils async, l'étape suivante est d'enregistrer celles qui doivent avoir lieu. Vous invitez seulement ceux qui doivent participer et partagez l'enregistrement avec les autres. Autre bénéfice : éviter les réunions répétitives. Combien de fois avez-vous donné la même présentation deux ou trois fois pour accommoder des fuseaux horaires ou parce que quelqu'un n'a pas pu venir ? L'enregistrement, c'est la solution. Quand enregistrer devient la norme, vous construisez la transparence, vous favorisez le partage de connaissance et vous économisez des milliers d'heures de travail improductif chaque jour.
Quelques cas où enregistrer une réunion en augmente la valeur :
- User research : beaucoup d'équipes parlent régulièrement aux clients, du commercial au Customer Success, en passant par le produit et l'UX. En enregistrant ces réunions, vous gardez votre user research au même endroit et partagez facilement les insights clés. Plus d'infos ici.
- Formation : onboardez les nouveaux à grande échelle et nourrissez une culture du partage. Plus besoin de refaire la même réunion en boucle, vos coéquipiers entrent dans la discussion et posent leurs questions à leur rythme.
- Démo produit : rendez vos démos produit live accessibles à tous et gardez votre équipe à jour sur les dernières releases. Boostez l'enablement avec tout au même endroit. Plus de détails dans cet article.
- All-hands : gardez votre équipe alignée en centralisant vos all-hands : chacun voit clairement ce qui occupe l'esprit de l'entreprise.
Transformez les réunions en actions
L'étape finale, c'est de transformer les réunions en prochaines étapes. À quoi bon enregistrer une réunion d'une heure si personne ne va la regarder ? La manière de s'en assurer : la rendre digeste. Quelques manières de le faire avec Claap :
- utilisez les commentaires pour créer des sections comme dans une présentation ;
- prenez des notes et épinglez les moments clés pendant l'enregistrement ;
- attirez l'attention des personnes qui doivent agir avec @mention.
Quand vous enregistrez et partagez vos réunions avec tout le monde, vous gagnez en transparence et en alignement. Vous facilitez aussi le suivi des discussions et des prochaines étapes en async, sans avoir à programmer une réunion de débrief. Et le plus beau ? Votre équipe rattrape les réunions en minutes : vidéos en vitesse 2x ou saut direct aux moments clés.
