HubSpot Notetaker ou un autre outil : que choisir pour vos équipes commerciales ?

Le paysage des outils de prise de notes de réunion évolue rapidement

Les plateformes CRM comme HubSpot proposent désormais des fonctionnalités IA natives de prise de notes, qui concurrencent directement des outils spécialisés tels que Fathom, Grain, Otter, Gong, Fireflies ou Claap. Ce changement de paradigme a déclenché un vrai débat chez les experts et leaders commerciaux :

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👉 Les notetakers externes valent-ils encore l’investissement lorsque votre CRM intègre déjà une prise de notes automatique ?

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La montée en puissance des notetakers natifs dans les CRM

HubSpot intègre un notetaker natif

Le notetaker intégré d’HubSpot représente une évolution majeure dans la manière dont les équipes commerciales documentent leurs appels.
Contrairement aux outils externes nécessitant des onglets, connexions et intégrations supplémentaires, la solution native d’HubSpot promet une intégration fluide et sans friction directement au cœur du workflow commercial.

⚠️ Limitation importante : pour les utilisateurs de Google Meet, le notetaker d’HubSpot ne prend en charge que les transcriptions en anglais — un inconvénient majeur pour les équipes internationales ou multilingues.

Principaux avantages du notetaker Hubspot :

• Intégration directe avec les données CRM existantes
• Aucun coût logiciel supplémentaire pour les fonctions de base
• Expérience utilisateur simplifiée (moins d’outils à gérer)
• Synchronisation automatique avec les contacts et les opportunités

Mais certains experts du secteur s’interrogent : cette simplicité ne se fait-elle pas au détriment de la performance et de la profondeur fonctionnelle ?
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Pourquoi choisir un notetaker externe ?

Malgré la promesse d’intégration des solutions natives, beaucoup d’équipes commerciales préfèrent continuer à utiliser des outils dédiés. Voici pourquoi 👇

1️⃣ Une IA plus performante et personnalisable

Comme le souligne Daniel Zarick, CEO d’Arrows :

En IA, l’écart entre le meilleur outil et le troisième meilleur est énorme.

Cette différence de qualité est cruciale quand vos workflows commerciaux reposent sur les insights issus des réunions.

Les outils externes offrent souvent :

• Des résumés personnalisés selon le type d’appel et le secteur
• Des modèles d’IA entraînés spécifiquement sur les conversations de vente
• Des mises à jour automatiques des propriétés dans le CRM à partir du contenu des appels
• Des templates adaptés aux différents types de meetings

2️⃣ Compatibilité multiplateforme et multilingue

Robert Vossen, CEO de Signalist, rappelle une limite essentielle :

Aucun notetaker ne fonctionne parfaitement dans tous les environnements.

Les équipes commerciales ont souvent besoin d’outils compatibles avec :

• Plusieurs plateformes de visioconférence : Zoom, Teams, Google Meet
• Divers CRM au-delà d’HubSpot
• Les outils de communication interne
• Les environnements de réunion externes

C’est particulièrement critique face à la limitation linguistique d’HubSpot : si votre entreprise utilise Google Meet et tient des réunions en d’autres langues que l’anglais, la solution native devient inutilisable.

Les outils externes, eux, prennent en charge des dizaines de langues sur toutes les grandes plateformes — indispensables pour :

• Les équipes de vente internationales
• Les entreprises adressant des marchés non anglophones
• Les organisations multilingues
• Les grands groupes avec bureaux régionaux

3️⃣ Des intégrations plus avancées

Selon John McArdle de Sequoia Solutions, les outils externes excellent dans :

La personnalisation des résumés selon le type d’appel et la mise à jour automatique des données.

Cela inclut :

• Des intégrations API sophistiquées avec plusieurs outils métiers
• Des automatisations de workflow basées sur le contenu des appels
• Des rapports et analyses avancés sur toutes les interactions clients
• Des exports de données vers des plateformes de Business Intelligence

4️⃣ Une véritable “meeting intelligence”

Des plateformes comme Claap vont bien au-delà de la simple transcription :

• Recherche sémantique sur toutes les réunions pour retrouver un sujet, une objection ou une mention concurrente
• Intégration profonde avec la base CRM (contacts, deals)
• Tagging et filtres sur les thèmes clés : objections, concurrents, pain points
• Fonctions de collaboration et coaching pour les managers
• Analyses de réunion pour identifier les schémas de succès ou d’échec

Ces outils donnent aux équipes commerciales une intelligence métier bien supérieure à celle des notetakers généralistes intégrés aux CRM.

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Limites actuelles du Meeting Notetaker de HubSpot

Les retours utilisateurs et la documentation officielle font ressortir plusieurs limites majeures :

Contraintes techniques

• Problèmes avec les réunions récurrentes
• Fiabilité variable en phase bêta
• Dysfonctionnement lorsque la réunion est planifiée par un collègue
• Impossibilité de partager enregistrement/transcription avec des utilisateurs « contacts »

Limitations de la plateforme

🚨 Limite critique : la langue.
Sur Google Meet, HubSpot ne transcrit qu’en anglais :

• Les équipes menant des appels en français, espagnol, allemand, mandarin, etc., ne peuvent pas l’utiliser
• Les entreprises multilingues doivent basculer sur Teams ou Zoom, ou recourir à un outil externe
• Les équipes opérant sur des marchés globaux sont de fait exclues

Autres points :

• Dépendance aux sous-titres du logiciel de visioconférence
• Obligation d’activer la langue correcte dans les paramètres
• Intégrations variables selon la plateforme
• Configuration complexe selon les outils

Limitations métier

• Aucune personnalisation sectorielle possible
• Pas d’intégration avec des systèmes de données externes
• Besoin de licences HubSpot pour tous les utilisateurs
• Questions de compliance (certaines entreprises refusent de stocker toutes les données dans le CRM)

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Pourquoi la prise en charge multilingue est cruciale

La restriction à l’anglais sur Google Meet n’est pas un simple détail — c’est un frein total pour de nombreuses organisations :

• En Europe, les équipes vendant en allemand, français, espagnol ou italien sont bloquées
• En Asie, celles qui travaillent en mandarin, japonais, coréen ou hindi sont exclues
• En Amérique latine, impossible d’opérer efficacement en espagnol ou portugais
• Au Canada, les équipes bilingues rencontrent de vraies contraintes
• Pour les multinationales, impossible d’uniformiser l’usage sur Google Meet

👉 Dans ces cas, les outils externes prenant en charge 50 + langues deviennent indispensables.
Cette seule limite linguistique peut pousser une entreprise à changer de plateforme de visio ou à investir dans un notetaker externe, même si elle utilise HubSpot.
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Analyse des coûts : natif vs externe

L’équation financière est moins simple qu’il n’y paraît :

HubSpot :

• Inclus avec Sales Hub Professional (~100 $/utilisateur/mois)
• Non disponible sur les plans inférieurs
• Requiert une licence pour chaque participant

Outils externes :

• 20 – 60 $/utilisateur/mois selon les fonctionnalités
• Compatibles avec plusieurs CRM
• Souvent un meilleur ROI pour les process complexes

Comme le note Mitch Horvers, CCO d’un cabinet de croissance :

Je ne vais pas payer 300 $ par mois juste pour obtenir quelques fonctions que je peux reproduire ailleurs à moindre coût.

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Perspectives d'experts du secteur

L'avantage de la spécialisation

Kim Hacker, directrice des opérations chez Arrows, fournit des informations cruciales :

Les outils spécialement conçus auront toujours un avantage, car ils se concentrent 100 % du temps sur les notes de réunion, alors que ce n'est qu'une infime partie des préoccupations de HubSpot.

Cette spécialisation se traduit par :

• Mises à jour et améliorations des fonctionnalités plus fréquentes
• Formation approfondie à l'IA sur les données des conversations commerciales
• Meilleur support client pour les problèmes spécifiques à la prise de notes
• Des fonctionnalités innovantes qui n'apparaîtront peut-être jamais sur les plateformes CRM générales

L'opportunité d'intégration du contexte

Tori Cook de WorkStep propose un point de vue équilibré :

Le contexte est important, et si le contexte complet de votre CRM est associé à chaque transcription, c'est également puissant.

Cela met en évidence l'évolution continue de l'espace, où la solution idéale pourrait combiner :

• Intégration approfondie du CRM pour le contexte
• Une IA spécialisée pour obtenir des informations sur les réunions
• Automatisation flexible des flux de travail
• Compatibilité multiplateforme

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Faire le bon choix pour votre équipe commerciale

Choisissez le notetaker natif HubSpot si :

• Tous vos appels sont en anglais (obligatoire sur Google Meet)
• Vous utilisez exclusivement HubSpot comme CRM
• Vos réunions se font sur Teams ou Zoom
• Vous recherchez la simplicité et le faible coût
• Vos besoins d’analyse sont limités
• Tous vos utilisateurs disposent d’une licence HubSpot

🚫 Disqualification immédiate : si vous utilisez Google Meet et vendez dans d’autres langues, l’outil ne fonctionnera pas.

Optez pour un outil externe si :

• Vous menez des appels dans plusieurs langues
• Vous utilisez plusieurs plateformes de visio
• Vous avez besoin d’une qualité de transcription stable
• Vous exigez une personnalisation avancée
• Vous utilisez différents CRM
• Vous avez des besoins forts en automatisation, intégration et reporting
• Vous cherchez une des insights avancés sur vos deals et votre pipeline
• Vous préparez une expansion internationale

👉 Consultez notre article sur les 8 meilleurs outils d’analyse d’appels commerciaux.

Nous comparons Claap, Gong, Fireflies, tl;dv, Modjo, Salesloft et Clari en détail, et les benchmarkons face au module Conversation Intelligence d’HubSpot.

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L’avenir des notetakers de réunion

Le marché se consolide rapidement. L’enjeu n’est plus la simple transcription, mais l’exploitation intelligente des données de conversation pour faire progresser le business.

Tendances à suivre :

• Agents IA contextuels connectés à vos conversations
• Recherche intelligente sur toutes les réunions de l’entreprise
• Coaching commercial basé sur l’analyse des échanges
• Insights prédictifs sur la probabilité de closing
• Génération automatique de follow-ups personnalisés
• Intelligence conversationnelle multiplateforme (appel, réunions, emails)
• Analyses et détection de patterns sur les messages les plus performants

Recommandations pour les équipes commerciales

1. Évaluez vos besoins linguistiques : si vous utilisez Google Meet avec des langues non anglaises, oubliez HubSpot ; orientez-vous vers des outils externes multilingues.
2. Auditez votre workflow actuel : identifiez où les insights de réunion apportent le plus de valeur.
3. Testez la solution native si tous vos appels sont en anglais.
4. Comparez les outils spécialisés (comme Claap) pour l’intelligence conversationnelle avancée.
5. Considérez une approche hybride : natif pour les cas simples, externe pour les meetings critiques.
6. Prenez en compte le coût total (formation, intégration, productivité).
7. Planifiez la scalabilité et l’intégration avec vos futurs outils, notamment pour l’expansion internationale.