Comment accéder (facilement) à la transcription d'un appel

Avez-vous déjà rêvé de pouvoir vous souvenir de chaque détail d'un appel important, qu'il s'agisse d'une réunion d'affaires qui a changé la donne ou d'une conversation sincère avec un proche?

Eh bien, découvrez la magie des transcriptions d'appels (et de réunions) !

Que vous soyez un employé dans une grande entreprise ou dans une startup, un travailleur indépendant ou simplement quelqu'un qui valorise le pouvoir des mots, la transcription de vos appels peut complètement changer la donne : vous rendre plus efficace, vous faire gagner du temps et vous servir de mémoire infinie.

Dans ce guide complet, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir pour accéder à la transcription d'un appel. Nous allons explorer les différentes méthodes et outils disponibles pour transcrire de manière précise et automatisée.

Plongeons dans le vif du sujet et découvrons les secrets qui vous permettront d'accéder facilement à la transcription de n'importe quel appel !

Qu'est-ce qu'une transcription d'appel ?

Un outil de transcription d'appel ou de réunion génère un document écrit qui capture le contenu oral d'une conversation téléphonique ou de tout autre type de communication audio ou même vidéo (comme les réunions faites en visio).

Il convertit de manière exacte et précise l'échange verbal en texte écrit, préservant les mots utilisés, le ton et le contenu de la conversation dans un format lisible et exploitable.

Les transcriptions d'appels peuvent varier en termes de détail et de précision en fonction de la méthode utilisée pour les générer. Ils peuvent inclure :

• Des Horodatages pour savoir à quel moment précis un mot a été prononcé;
• Une identification du locuteur pour facilement savoir qui a dit quoi (et quand);
• Et même des indices de la communication non verbale s'ils sont transcrits méticuleusement.

Les transcriptions d'appels constituent un moyen pratique de consulter, d'analyser et de référencer le contenu des conversations, en apportant exhaustivité et clarté et en permettant de s'y référer même longtemps après un appel.

Avantages des transcriptions d'appels pour votre entreprise

Comprenons pourquoi il est essentiel de savoir comment accéder à la transcription d'un appel :

Clarté de la communication

Avez-vous déjà eu ce sentiment de « Attends, qu'avait-on dit sur ce projet la dernière fois déjà ? » Les transcriptions permettent de dissiper la confusion en garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde, tout en fournissant un compte rendu écrit clair des conversations.

Documentation et responsabilités

Les transcriptions des appels servent de documentation officielle des conversations, des accords et des mesures à prendre. Ils favorisent la responsabilisation des membres de l'équipe et réduisent le risque de malentendus ou de non autonomie des personnes.

Recherche d'informations efficace

Les transcriptions permettent de rechercher et de localiser facilement des informations spécifiques abordées lors des appels. Ils vous permettent d'économiser du temps et des efforts par rapport à l'écoute d'enregistrements complets ou, encore pire :) par rapport à votre mémoire.

Collaboration facilitée

Le partage des transcriptions avec les membres concernés de l'équipe permet une meilleure collaboration. Grâce aux transcriptions des appels, tout le monde peut consulter les mêmes informations, apporter des précisions et rester en phase avec les objectifs et les tâches du projet.

Plus besoin de nommer un preneur de notes manuelles ou de déchiffrer des notes désordonnées.

Formation et développement

Les transcriptions constituent de précieuses ressources de formation pour vos nouveaux employés ou les membres de votre équipe, en particulier pour vos équipes commerciales. Elles offrent des exemples concrets de stratégies de réunions bien menées, des communication réussies, d'interactions avec les clients et de techniques de résolution de problèmes.

Finalités légales et de conformité

Dans les secteurs où la conformité réglementaire est essentielle, tels que la santé ou la finance, les transcriptions des appels fournissent un enregistrement documenté des conversations. Vous pouvez ensuite utiliser la transcription pour garantir la conformité aux réglementations et normes de l'industrie.

Analyse des données et informations

Vous souhaitez approfondir les connaissances sur les clients ou repérer les tendances émergentes ? Les transcriptions sont votre arme secrète. L'analyse des transcriptions des appels peut révéler des informations précieuses sur les préférences et les bloqueurs des employés, des partenaires ou des clients.

Vous et votre équipe serez en mesure de prendre des décisions fondées sur les données, d'améliorer la satisfaction des clients et d'affiner vos produits ou services.

Accessibilité et flexibilité

Les transcriptions sont facilement accessibles et peuvent être stockées et partagées numériquement, ce qui les rend pratiques pour les équipes à distance, la collaboration internationale et à des fins de référence.

Comment accéder à la transcription d'un appel : 3 principales méthodes

Niveau 1 : Prise de notes manuelle

Imaginez ceci : un stylo, du papier et beaucoup de gribouillis. Un humain qui prend des notes, rien de plus simple.

C'est l'ancienne méthode de transcription des appels. Quelqu'un écoute et note chaque mot comme un magnétophone humain. C'est fastidieux, chronophage et sujet à des erreurs, mais cela permet de faire le travail.

Niveau 2 : Recrutement de services et personnes spécialisées transcription

Si vous voulez éviter les crampes aux mains et la fatigue oculaire, vous pouvez faire appel à un service de transcription professionnel. Ces professionnels sont spécialisés dans la transformation de l'audio en texte à la vitesse de l'éclair et avec une précision digne d'un ninja.

Envoyez-leur simplement vos enregistrements et ils feront le travail dans un certain délai.

Niveau 3 : Logiciels d'enregistrement d'appels

Certains systèmes téléphoniques sont dotés de fonctions intégrées d'enregistrement des appels qui vous permettent de capturer des conversations en appuyant simplement sur un bouton. Bien qu'il ne s'agisse pas techniquement d'une méthode de transcription, ces enregistrements peuvent être transcrits ultérieurement manuellement ou à l'aide d'outils automatisés en les important sur ces plateformes.

Maintenant que nous avons abordé les méthodes classiques pour obtenir ces transcriptions, il est temps d'envisager l'avenir avec des solutions technologiques.

Dites adieu aux crampes aux mains et bonjour aux merveilles de l'automatisation !

Comment accéder à la transcription d'un appel : solutions technologiques

Outils de transcription IA

Parlons des véritables champions, des outils de transcription basés sur l'intelligence artificielle. Ces outils utilisent la reconnaissance vocale pour transcrire automatiquement vos appels plus rapidement que vous ne pouvez dire « transcription ».

Il vous suffit de télécharger votre fichier audio ou vidéo et de regarder avec étonnement l'IA opérer sa magie en transformant la parole en texte avec une précision impressionnante.

Choisissez la solution IA de transcription la plus adaptée à vos besoins, notre guide répond à toutes vos questions. Parmi eux, Claap que nous détaillons plus tard.

Intégration avec les plateformes de communication : appels et visioconférences

Avez-vous déjà souhaité que votre plateforme de communication préférée puisse également transcrire vos appels ? Eh bien, ne souhaitez plus rien ! Certaines plateformes offrent une intégration transparente avec les services de transcription, ce qui vous permet de transcrire les appels directement dans l'application.

Et si votre plateforme de visioconférence préférée (comme Zoom, Google Meet, Microsoft Team, ou autre, ...) ne vous permet pas de transcrire les appels, pensez à Claap. Il s'intègre nativement à vos applications préférées pour enregistrer et transcrire vos appels.

Options de stockage dans le Cloud

Dites adieu aux classeurs encombrants et bonjour au cloud ! Les options de stockage basées sur le cloud assurent non seulement la sécurité de vos transcriptions, mais les rendent également facilement accessibles de n'importe où et à tout moment.

Que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement, vos relevés de notes ne sont qu'à quelques clics.

Transcrivez vos appels avec Claap

Qu'est-ce que Claap ?

Claap est considérée comme l'une des meilleures solutions de transcription par IA pour les startups, les entreprises technologiques et les indépendants. Claap c'est les meilleures entreprises nous font confiance comme Revolut, Qonto ou des petites startups comme Scoreplay et Figures.

Claap excelle à réunir tous les cas d'utilisation dont ces utilisateurs ont besoin (enregistrement de réunions, enregistrement d'écran, partage de connaissances) dans un seul outil et utilise la transcription par IA pour optimiser ces cas d'utilisation.

Les outils de transcription IA de Claap

Claap répond à tous vos besoins de transcription et va encore plus loin avec ses synthèses et notes de réunions générées par l'IA.

Avec Claap, transformez un appel client d'une heure en une liste de commentaires exploitable, confirmez ce que vous avez promis de faire après un appel commercial ou obtenez un résumé des prochaines étapes lors de vos sessions de cadrage des roadmaps de développement produit, le tout en quelques secondes.

Les meilleures fonctionnalités de Claap

• Enregistrement de la réunion : Avec Claap, enregistrez vos réunions et gardez-en une trace écrite grâce à la fonction automatique de transcriptions dans plus de 99 langues. Claap dynamise vos réunions avec des résumés alimentés par l'IA et des notes d'appek selon les modèles que vous souhaitez ;
• Enregistrement d'écran : Claap vous aide à enregistrer des vidéos rapides de votre écran puis de l'éditer avec l'IA via des suggestions ou directement depuis la transcription.
• Espace de travail collaboratif tout-en-un : Claap vous permet d'organiser toutes les vidéos dans un espace de travail vidéo centralisé en équipes et en  Vous pourrez retrouver des vidéos ou des citations spécifiques grâce aux transcriptions vidéo.

Guide étape par étape : Comment accéder à la transcription d'un appel avec Claap en quelques secondes

Il est très facile d'accéder à la transcription d'un appel de Claap.

Étape 1 : Avant l'appel, téléchargez Claap

Vous devrez télécharger Claap et vous inscrire avant votre réunion.

Étape 2 : Ajoutez votre vidéo/audio à Claap

Option A : Vous avez utilisé une application d'appel (Zoom, Google Meet...) pour passer votre appel

Dans ce cas, vous devrez connecter Claap à votre application d'appel préférée ou votre plateforme de visioconférence comme Zoom ou Google Meet. Cela permet à Claap d'importer automatiquement les enregistrements de vos réunions et de fournir ses transcriptions et résumés générés par l'IA.

Il s'agit d'un processus fluide qui s'intègre directement à vos applications d'appel préférées.

Une fois que vous êtes connecté, chaque réunion est automatiquement enregistrée. Vous n'avez plus à vous soucier de manquer pour appuyer sur « Enregistrer ».

Option B : Le fichier audio ou vidéo de votre appel est stocké sur votre ordinateur

Il vous suffit de télécharger votre contenu multimédia sur l'espace de travail de Claap à l'aide du bouton « Télécharger une vidéo ».

Étape 3 : recherchez votre vidéo dans l'espace de travail vidéo de Claap

Votre vidéo se trouve désormais dans l'espace de travail vidéo de Claap. L'étape suivante consiste à rechercher l'audio ou la vidéo dans votre bibliothèque vidéo Claap

Pour rechercher ce contenu, vous pouvez utiliser les différentes sections et sous-sections pour naviguer dans votre wiki, ou utilisez la barre de recherche.

Si vous avez utilisé une plateforme de visioconférence, vos réunions seront stockées dans des sections dédiées afin que vous puissiez y accéder facilement : « Mes réunions Zoom » pour les réunions Zoom ou « Mes réunions Google Meet » pour vos réunions Google. Vous devrez ensuite les importer en utilisant le bouton « Importer la réunion » pour y accéder dans votre espace de travail vidéo Claap.

Si vous avez ajouté la vidéo à une sous-section dédiée, il vous suffit de vous y rendre pour la retrouver.

Étape 4 : Accédez à la transcription de votre appel

Une fois que vous avez trouvé la vidéo que vous souhaitez, accéder à la transcription de l'appel est très simple. Il vous suffira de cliquer sur le bouton « Transcription » en haut à droite de votre écran.

Ensuite, vous pouvez lire la transcription complète en sachant exactement quand les mots ont été prononcés. Vous pouvez également rechercher des mots directement dans la transcription en cliquant sur la loupe, puis en saisissant le mot recherché dans la barre de recherche.

Étape 5 [Facultatif] : Transformez votre transcription en un résumé alimenté par l'IA

En cliquant sur la section « Résumé de l'IA » située juste à gauche de la section de transcription, vous pouvez générer un résumé IA de votre appel, selon le modèle souhaité.

Grâce à ces résumés, il est très facile de débriefer l'appel et de rattraper le temps perdu avec l'équipe.

Étape 6 [Facultatif] : Partagez votre transcription et collaborez avec votre équipe

Félicitations ! Vous avez accédé avec succès à la transcription de votre appel via Claap.

Le moment est venu de tirer parti de cette ressource précieuse pour collaborer efficacement avec vos équipes. Partagez la transcription ou le contenu vidéo avec les membres de l'équipe concernés pour s'assurer que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

• Utilisez l'espace de travail de Claap pour demander des feedbacks grâce à des fonctionnalités de collaboration telles que les commentaires, les fils de discussion, les réactions et les annotations en identifiant vos coéquipiers sur la vidéo ;
• Partagez votre lien Claap par e-mail ou intégrez-le dans une page Notion afin que vos collègues puissent accéder facilement à la transcription de l'appel.

Conclusion

En résumé, mettre la main sur les transcriptions des appels ne devrait pas être un casse-tête.

Grâce à des outils tels que Claap.io, c'est aussi simple que possible. Grâce aux outils de transcription Claap AI et à son espace de travail vidéo tout-en-un, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos appels.

Essayez Claap dès aujourd'hui : inscrivez-vous à l'essai gratuit de 14 jours avec toutes les fonctionnalités premium disponibles.